Hvordan man skriver et brev for en klient til at betale

Når en kundes betaling er anmodet om, anvendes passende foranstaltninger til at oprette effektive breve til at sende til dem. Betalingsanmodning bogstaver bruges, når en kunde ikke betaler en faktura på forfaldsdagen. Jo længere tid det tager en kunde at betale en faktura, jo flere bogstaver et firma skriver til denne klient. Et brev med anmodning om betaling skal være høfligt og klart og skal indeholde detaljer om overtrædelsen, som kunden begår.

Fremgangsmåden for at følge

1

Det bruger virksomhedens brevpapir, fordi det indeholder alle oplysninger om organisationen og ser ofte mere formelt ud.

2

Brevet skal rettes til en bestemt person . Du skal have datoen for brevet, efterfulgt af kundens navn og adresse. Adressér personen, der siger "Kære", efterfulgt af kundens fulde navn.

3

Angiv formålet med brevet. Et brev til en betalingsanmodning skal tydeligt formidle dette formål i begyndelsen af det samme. Brug en professionel tone, og brug positive og varme ord.

4

Inkluderer detaljerne i gælden. Angiver datoen for tjenester for denne gæld, den oprindelige forfaldsdato og det skyldige beløb inklusive forsinkede gebyrer. Den indeholder fakturanummeret, så klienten kan finde det originale dokument lettere. Mange virksomheder vil også inkludere en kopi af den oprindelige faktura i denne type brev. Informerer klienten om rentesatsen for forsinkede betalinger.

5

Bed kunder om betaling. Kunden ved, at flere gebyrer for forsinkede betalinger kan undgås ved at betale det tilsvarende beløb inden for en bestemt periode. Bed kunden om at ringe til dig for at gøre ordninger, hvis han ikke er i stand til at foretage betalingen fuldt ud på den pågældende dato. Medtag forlængelsen af dit direkte telefonnummer, hvis det er nødvendigt. Medtag din e-mail-adresse og dermed tilbyde din korrespondance via dette formular, hvis kunden ønsker det.

6

Tak til kunden. Hvis betalingen allerede er foretaget, tak til kunden. Takker kunderne på forhånd for at sende en hurtig betaling. Fortæl kunden, at hvis du har spørgsmål i denne sag, tøv ikke med at ringe.