Sådan besvares telefonen på en professionel måde

At have en telefonselskabs færdigheder kan hjælpe dig med at lykkes i erhvervslivet, uanset om du repræsenterer en lille virksomhed, giver oplysninger til en finansiel institution eller fungerer som den første kommunikationslinje til et stort firma. En professionel måde at besvare telefonen på i en erhvervskommunikation holder alt klart mellem begge parter. "Kommunikation tydeligt og effektivt lytter er hjørnestenene i loyale relationer." Når folk ikke kan se personen i den anden ende af telefonen, kan en selvsikker og vidende holdning give dem besked om, at de beskæftiger sig med en professionel. .

Fremgangsmåden for at følge

1

Tag dig tid til at hente modtageren af et indgående opkald. Rushing for at svare telefonen, når du ikke er klar, fortæller personen i den anden ende, at du ikke er klar til at tage opkaldet. Lad telefonen ringe en eller to gange, før du tager den op og tager et dybt ånde for at forberede opkaldet.

2

Angiv den organisation, du repræsenterer, og dit navn. Dette øjeblik er vigtigt, da det sender den mest grundlæggende information til den anden part og eliminerer enhver tvivl om, hvorvidt det er det rigtige nummer.

3

Lyt omhyggeligt til opkalderen. Vent, indtil du er færdig med at tale for at svare og sørg for at forstå dine spørgsmål før du svarer. Afklar eventuelle detaljer i samtalepartnerens spørgsmål, hvis du ikke er sikker.

4

Tal langsomt, når du besvarer opkaldsmanden. Vær sikker på dine svar. Vælg dit sprog omhyggeligt, da jargon eller ubesluttsomme ord kan føre opkalderen til at tvivle på deres oplevelse. Spørg opkaldsmanden, hvis du forstår de oplysninger, du giver.

5

Anmod om tilladelse, før du besvarer et opkald . Tak til opkalderen for din tålmodighed og fortæl ham, hvor længe han bliver nødt til at vente. Anmod om godkendelse af videresendelse af meddelelser eller søgning efter en forespørgsel, da dette giver opkalderen mulighed for at vente på nettet eller ej.

6

Kontrollér, at opkalderen forstod de oplysninger, du har angivet. Gennemgå vigtige datoer og tider. Spørg opkaldsmanden, hvis de kan være mere hjælpsomme, inden opkaldet afsluttes. Tak til opkalderen ved afslutningen af opkaldet.

tips